Post foto: Flygande kuvert | © Gerd Altmann på Pixabay
Redan i mitten av 1990-talet hade nog de flesta vuxna i västvärlden ett eget e-postkonto, vilket aldrig var tänkt av de ursprungliga utvecklarna. Idag får användare oftast dessa konton från sin arbetsgivare eller telefonbolag, vissa, särskilt yngre människor, använder helt enkelt de internetbaserade erbjudandena och innan du vet ordet av har du fler egna e-postkonton än vad du faktiskt kan använda förnuftigt.
Särskilt internetkunniga personer använde väldigt snabbt också sina egna domäner och därmed sina alldeles egna e-postkonton och berikade därmed e-postvärlden enormt. Det finns också tjänster som erbjuder användarna tillfälliga e-postadresser för alla tillfällen.
Men det är inte alls vad den här artikeln handlar om, den handlar om hur e-post missbrukades från början genom att använda e-postkonton och program mer och mer för e-posthantering och arkivering, vilket idag till och med leder till att vissa leverantörer erbjuder extra tjänster, såsom automatisk och påstått "lagligt" korrekt "evig" lagring av alla e-postmeddelanden som någonsin tagits emot och skickats — vilket enbart resulterar i ett enormt slöseri med resurser och energi.
Samtidigt ska man komma ihåg vad man brukade göra med de brev, telegram eller fax man fick — och kanske gör än idag. Väldigt få av oss har utvecklat ett arkivsystem för detta och underhållit det i flera år. Det var mest kärleksbrev som försvann hopbuntade i lådor och fick arvingarna att le decennier senare. Några av dessa insamlade brev kom till och med in i litterära arkiv, som det i Marbach am Neckar.
Så varför skulle du vilja eller behöva spara alla e-postmeddelanden du skickar eller tar emot - vissa sparar till och med de aldrig skickade utkasten - i din inkorg idag och spara det för evigt? De 2 GB lagringsutrymme som reserverats för en vanlig brevlåda räcker redan knappt och nu reserveras lagringsutrymme som vida överträffat alla tänkbara mått. Anledningen till detta kan vara att många använder sina e-postprogram som äggläggande ullmjölksgrisar och i detta avseende inte har några betänkligheter mot att lagra och förmedla sina mycket personliga uppgifter eller andra hemligheter och alldeles egna idéer, för att inte tala om affärshemligheter .
Det skulle vara så enkelt att kontrollera relevansen av skickade och mottagna e-postmeddelanden och vid behov som en separat fil i ett anteckningslåda eller annan lämplig förvaringsplats. Och om du då har modet att radera irrelevanta e-postmeddelanden direkt, kan det mycket väl hända att ditt eget arbete kan utföras på ett mycket mer avslappnat och framför allt bättre organiserat sätt. Jag är fast övertygad om att med lämplig personuppgiftshantering kan det egna arbetet utföras mycket mer effektivt och i slutändan mer effektivt. Detta lilla knep sparar dig också den ena eller andra konsulten och köp av otaliga managementböcker eller onlinekurser.
"Du kommer att skriva mycket. Gör det bra. Telefonsamtal och hangouts skalas inte. Ansikte mot ansikte är dyrt för distribuerade grupper och därför sällsynt. Realtidsverktyg som IRC och Slack missgynnar människor i minoritetstidszoner. Och så, i en onlinegemenskap, kommer ditt främsta sätt att kommunicera troligen att vara e-post. Vilket betyder att du måste vara bra på det. Ta dig tid att skriva noggrant, fullständigt och exakt. Och eftersom text kommer att göra så mycket av ditt kommunikativa tunga lyft, överväg att vara lite mer explicit om emotionell signalsändning än du annars skulle kunna vara. ("Jag är glad...", "det är sorgligt...", "Jag är tacksam.")."
Sue Gardner, En liten guide till att arbeta med online-communities (21 mars 2016)
